Richtlinie
über die
Regelungen und Verfahren für den Umgang mit personenbezogenen Daten der Mitglieder und Gäste
der Golfanlage Dresden Ullersdorf GmbH & Co KG
mit
Golfclub Dresden Ullersdorf e. V.
Datenschutz-Richtlinie Golfanlage Ullersdorf
Mitglieder und Gäste
Version: 2.0
[Stand: 04.07.2018]
Inhalt
Versionsverwaltung
1 Präambel
2 Grundsätze der Datenerhebung und Datenverarbeitung
3 Gemeinsame Verantwortliche (Art. 26 DSGVO)
4 Rechtsgrundlage der Erhebung und Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Mitglieder
5 Erhebung und Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Mitglieder bei Eintritt (Stammdaten)
6 Erhebung und Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Mitglieder während der Mitgliedschaft (Bewegungsdaten)
7 Datenübermittlung an DGV, Ausweisbestellung, DGV-Intranet
8 Zugang zu Mitgliederverzeichnissen
9 Erhebung und Verarbeitung der personenbezogenen Daten von Interessenten oder Gästen
10 Presseveröffentlichungen
11 Bildveröffentlichungen von Personen über 16 Jahre
12 Bildveröffentlichungen von Kindern und Jugendlichen bis 16 Jahre im Internet oder Social Media Plattformen
13 Internetseiten der Golfanlage Dresden Ullersdorf GmbH & Co KG
14 Videokameras auf der Golfanlage Musterstadt
15 Verarbeitung der Daten durch die Golfschule Dresden Ullersdorf
16 Startzeiten für Turniere
17 Ergebnislisten von Turnieren
18 Startzeiten-Buchung über Buchungsportal
19 Datenübermittlung an Sponsoren
20 Weitere themenspezifische Richtlinien
21 Verzeichnisse über Verarbeitungstätigkeiten
22 Informationen an die Betroffenen
23 Auskunftsrecht des Betroffenen, Widerspruchsmöglichkeiten
24 Meldung von Datenpannen
Anlage 1: Ansprechpartner
Versionsverwaltung
| Version | Status | Autor/Konzepter | Erstellt am | Inhalt |
|---|---|---|---|---|
| 0.1 | Entwurf | CompCor | 19.03.2018 | Erster Entwurf |
| 2 | Durchsicht, Ergänzung | Würz | 07.06.2018 | |
1 Präambel
Auf der Grundlage des § 4 der Satzung des Golfclubs Dresden Ullersdorf e. V. in der Fassung vom 25.02.2013 beschließt der Vorstand des Golfclubs Dresden Ullersdorf e.V. folgende, für die Mitglieder, Gäste und Organe des Golfclubs Ullersdorf e.V. verbindlichen Regelungen zum Umgang, der Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder und Gäste.
Die Golfanlage Dresden Ullersdorf GmbH & Co KG hat die Regelungen dieser Richtlinie in den jeweiligen Spielverträgen integriert.
2 Grundsätze der Datenerhebung und Datenverarbeitung
Eine Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt grundsätzlich nur, soweit dies zur Erfüllung der Satzungszwecke des Golfclubs Ullersdorf e.V. notwendig ist.
Die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt im Rahmen der daten-schutzrechtlichen Bestimmungen.
3 Gemeinsame Verantwortliche (Art. 26 DSGVO)
Der Spielbetrieb auf der Golfanlage Ullersdorf wird von zwei verschiedenen Rechtsformen organisiert, die Golfanlage Dresden Ullersdorf GmbH & Co KG und dem Golfclub Dresden Ul-lersdorf e.V.
Da die personenbezogenen Daten der Mitglieder und Gäste in einer gemeinsamen EDV-Anwendung verarbeitet werden, nehmen die beiden Organisation Ihre Verantwortung als gemeinsam Verantwortliche nach Art. 26 DSGVO war.
Die Zusammenarbeit als gemeinsam Verantwortliche wird wie folgt geregelt:
Die Golfanlage Dresden Ullersdorf GmbH & Co KG ist verantwortlich für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Mitglieder, Gäste und des angestellten Personals in folgen-den Kategorien und Bereichen:
- Mitgliederverwaltung der Gesellschafter und Spielverträge über EDV-Software „Al-batros“
- Einzug der Spielgebühren der verschiedenen Nutzungsverträge
- Verkauf von Green-Fee an Gäste
- Erhebung der Einwilligung von Gästen und Interessenten für die Werbung über Newsletter für Angebote der GmbH
- Nutzung der Driving-Range, Erhebung der Range-Gebühren, Nutzung Ballautomaten
- Vermietung von Trolleyschränken
- Bestellung und Ausgabe der DGV-Mitgliedsausweise
- Verwaltung der Zugangsberechtigungen zu den Gebäuden der Anlage
- Vereinbarung mit Turnierorganisatoren zur Nutzung der Golfanlage und der Turnier-auswertung
- Personalverwaltung für Geschäftsführung, Greenkeeping und Hausverwaltung
- Mitgliederverwaltung der Vereinsmitgliedschaften über EDV-Software „Albatros“
- Einzug der Mitgliedsbeiträge für den e.V.
- Durchführung des Spielbetriebes mit Ausschreibung, Abwicklung der Anmeldungen, Erstellung der Startlisten, Auswertung der Turnierergebnisse, Erstellung der Ergeb-nislisten, Veröffentlichung der Start- bzw. Ergebnislisten
- Erhebung der Einwilligung von Gästen und Interessenten für die Werbung über Newsletter für Angebote des e.V.
- Erhebung der Einwilligungen bei besonderen Kursen der Golfanlage Dresden Ullers-dorf GmbH & Co KG und Übermittlung der Daten an die Golflehrer
- Übertragung der Spielergebnisse an das DGV-Intranet
- Organisation des Spielbetriebes über den Spielausschuss, ggf. Ausspruch von Bean-standungen bei Regelverletzungen durch den Spielführer
- Organisation der Vorgabenverwaltung über den Vorgabenausschuss
Der Golfclub Dresden Ullersdorf e.V. ist verantwortlich für die Verarbeitung der personen-bezogenen Daten der Mitglieder, Gäste und des angestellten Personals in folgenden Katego-rien und Bereichen: Abwicklung des Spielbetriebes der verschiedenen Mannschaften des Golfclubs über Sekretariat bzw. den verantwortlichen Mannschafts-Captain
- Organisation des Spielbetriebes bzw. weiterer sozialer Angebote über die verschie-denen Abteilungen (Jugend, Damen, Herren, Senioren) über einen Abteilungsver-antwortlichen
- Verantwortung für die ordnungsgemäße Ausübung der Tätigkeiten der verschiede-nen Funktionen im Ehrenamt
- Personalverwaltung für Vorstand und Sekretariat
Sowohl die Golfanlage Dresden Ullersdorf GmbH & Co KG als auch der Golfclub Dresden Ul-lersdorf e.V. haben jeweils einen „Fachverantwortlichen Datenschutz“ bestimmt. Dieser verantwortet die Umsetzung im Einzelnen in direkter Abstimmung mit dem Geschäftsführer der GmbH sowie dem Präsidenten des e.V.
Die Golfanlage Dresden Ullersdorf GmbH & Co KG und der Golfclub Dresden Ullersdorf e.V haben gemeinsam einen externen Datenschutzbeauftragten bestellt.
Die „Fachverantwortlichen für Datenschutz“ sowie der „Datenschutzbeauftragte“ sind in der Anlage zu dieser Richtlinie konkret benannt.
4 Rechtsgrundlage der Erhebung und Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Mitglieder
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Mitglieder sind die entsprechenden Verträge. Hierzu gibt es zwei grundlegende Regelungen:
- Nutzungsvertrag der Golfanlage Dresden Ullersdorf GmbH & Co KG in der Fassung vom 25.05.2018
- Satzung des Golfclubs Dresden Ullersdorf e.V. in der Fassung vom 25.02.2013; auf der Basis der Ermächtigung für Vereinsordnungen in dieser Satzung hat der Golfclub Dresden Ullersdorf e.V. eine „Richtlinie zum Umgang mit personenbezo-genen Daten der Mitglieder und Gäste“ in der Fassung vom 25.05.2018 beschlossen.
5 Erhebung und Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Mitglieder bei Ein-tritt (Stammdaten)
Mit dem Beitritt eines Mitglieds in den Verein bzw. bei Abschluss eines Spielvertrages der GmbH werden folgende personenbezogenen Daten erhoben:
- Name, Vorname, Geburtsname
- Bei Familien: Lebenspartner, Kinder
- Bei Personen unter 18 Jahren: Erziehungs-/Sorgeberechtigte
- Geburtsdatum
- Wohnanschrift
- Bankverbindung
- Kommunikationsdaten: Telefonnummer, Mobil-Nummer, Email-Adresse
- gesundheitliche Einschränkungen (Nachweis für die Nutzung von E-Carts bei Tur-nieren)
- Beruf (freiwillige Angabe)
- Geschäftsanschrift (freiwillige Angabe)
- Früherer Verein (freiwillig)
Diese personenbezogenen Daten werden in dem EDV-System „Mitgliederverwaltung“ der Golfanlage gespeichert. Jedem Mitglied wird dabei eine Mitgliedsnummer zugeordnet.
Die personenbezogenen Daten werden dabei durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt. Weitere Einzelheiten zu dem eingesetzten Verfahren sowie zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Sicherung der Daten sind in dem „Verzeichnis Verarbeitungstätigkeiten Mitgliederverwaltung“ näher dargestellt.
Die oben genannten personenbezogenen Daten sowie alle Daten in Zusammenhang mit der Bezahlung der Beiträge werden für die Dauer der Mitgliedschaft gespeichert.
Bei Beendigung der Mitgliedschaft werden diese personenbezogenen Daten bis zum 31. De-zember des Jahres, das dem Jahr mit dem Ende der Mitgliedschaft folgt, gespeichert, um ei-nen ordnungsgemäßen Jahresabschluss zu ermöglichen. Nach Ablauf dieser Frist werden die Daten aus dem System „Mitgliederverwaltung“ gelöscht, sofern das ausscheidende Mitglied nicht zustimmt, dass seine Daten als Gast weiter gespeichert bleiben sollen.
Unabhängig davon werden die Daten gemäß anderer gesetzlicher Speicherfristen (z.B. Gesellschaftsrecht, Steuerrecht) bis zu 10 Jahre nach Ende der Mitgliedschaft gesondert archi-viert. Der Zugang zu diesen Archiven ist nur eingeschränkt möglich, siehe hierzu das „Verzeichnis Verarbeitungstätigkeiten Archivierung“.
6 Erhebung und Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Mitglieder während der Mitgliedschaft (Bewegungsdaten)
Während der Mitgliedschaft werden personenbezogene Daten in Zusammenhang mit der Ausübung der Mitgliedschaft verarbeitet. Dies sind insbesondere Daten in folgenden Kate-gorien oder Bereichen:
- Teilnahme am Spielbetrieb (Turnieranmeldung, Startlisten, Ergebnisse)
- Teilnahme an sonstigen Veranstaltungen
- Teilnahme an Trainingsveranstaltungen
- Teilnahme an Urlaubsreisen
- Startzeitenbuchungen
- Miete von Trolleyschränken
- Guthabenverwaltung Gastronomie
- Guthabenverwaltung im Kassensystem des Proshops
Diese Daten und Informationen werden von dem Verein verarbeitet, da sie zur Förderung des Vereinszweckes und zur Durchführung des Spielbetriebes erforderlich sind und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung oder Nutzung entgegensteht.
Diese Bewegungsdaten werden nach Ablauf des zweiten Jahres gelöscht, das dem Jahr nachfolgt, in dem die Daten erhoben wurden.
7 Datenübermittlung an DGV, Ausweisbestellung, DGV-Intranet
Die Golfanlage Dresden Ullersdorf GmbH & Co KG ist an das Intranet des Deutschen Golf Verbandes e. V. (DGV) angeschlossen.
Die Golfanlage Dresden Ullersdorf GmbH & Co KG übermittelt personenbezogene Daten seiner Mitglieder an den DGV, soweit dies zur Erfüllung seiner Vereinszwecke und zur Erfül-lung seiner Verpflichtungen gegenüber dem DGV erforderlich ist. Einzelheiten regelt Ziff. 7 der Aufnahme- und Mitgliedschaftsrichtlinien des DGV, die in ihrer jeweils gültigen Fassung Anwendung finden. Die Aufnahme- und Mitgliedschaftsrichtlinien des DGV können in ihrer jeweils gültigen Fassung im Clubsekretariat und im Internet unter www.golf.de/dgv einge-sehen werden.
Im Einzelnen handelt es sich dabei um folgende Daten zur Verwendung für die ebenfalls nachfolgend beschriebenen Zwecke:
- zur Ausgabe des DGV-Ausweises Mitgliedsnummer, Name, Vorname, Titel, Funktion im Club, Spielrecht und Stammvorgabe des Golfspielers sowie das Länderkennzei-chen, Geburtsdatum, Altersklasse, Geschlecht, Jahr der Ausgabe des Ausweises, Da-tum der Gültigkeit des Ausweises, Datum der Bestellung des Ausweises sowie das Datum der Stammvorgabe,
- zur Abbildung eines Regionalitätskennzeichens auf dem DGV-Ausweis die Entfer-nung zwischen einer Wohnanschrift des Ausweisinhabers und dem Clubhaus des den DGV-Ausweis ausgebenden DGV-Mitglieds,
- zur Vergabe einer eindeutigen Spieleridentifikationsnummer Name, Vorname, Ge-schlecht, Geburtsdatum, Postleitzahl und Clubnummer,
- zur Analyse der Einzugsgebiete von Golfplätzen die Länderkennzeichen und die Post-leitzahlen der Wohnorte,
- zur Weiterleitung an den Heimatclub, zur Ermittlung von Ranglisten und für statisti-sche Auswertungen durch den DGV und die LGV die Wettspielergebnisse der Golf-spieler,
- zur Darstellung der Wettspielergebnisse auf www.golf.de Name, Vorname, Titel, Ge-schlecht, Name des Heimatclubs, Wettspielergebnisse und Vorgabendaten (sofern der Veröffentlichung nicht vom betroffenen Golfspieler widersprochen wurde),
- zur Erstellung von Melde- und Startlisten von Golfturnieren zur Veröffentlichung auf www.golf.de DGV-Nummer, Name des Heimatclubs, Mitgliedsnummer, Spieleriden-tifikationsnummer, Name, Vorname, Titel, Stammvorgabe, Turnier, Startzeit, Spie-lergruppe und Abschlag. Der Zugang zur Meldeliste ist beschränkt auf die zum Tur-nier angemeldeten Personen; der Zugang zu Startlisten ist beschränkt auf die Perso-nen einer Spielergruppe,
- zur Darstellung von Melde-, Start- und Handicaplisten sowie Wettspielergebnissen Weitergabe der in vorstehenden Buchstaben (e. und f.) genannten Daten an den Be-treiber des Internetportals www.mygolf.de (sofern der Veröffentlichung nicht vom betroffenen Golfspieler widersprochen wurde). Der Zugang zu Handicaplisten ist be-schränkt auf Personen mit identischem Heimatclub; der Zugang zu Meldelisten ist beschränkt auf die zum Turnier angemeldeten Personen; der Zugang zu Startlisten ist beschränkt auf die Personen einer Spielergruppe,
- zur Weitergabe anlässlich von Gastspielerabfragen ausländischer Golfclubs, die ei-nem EGA-Mitglied angehören (nur innerhalb der EU bzw. in Ländern mit von der EU anerkanntem angemessenem Datenschutzniveau) Vorname, Name, Titel, Ge-schlecht, Geburtsdatum, Name des Heimatclubs, DGV-Nummer, Mitgliedsnummer, Stammvorgabe (inkl. Datum) sowie die Spieleridentifikationsnummer. Bei Gastspie-lerabfragen von DGV-Mitgliedern wird darüber hinaus die Altersklasse, die Funktion im Club, eine gegebenenfalls bestehende Vorgabensperre, das Spielrecht im Club sowie das Ablaufdatum des DGV-Ausweises weitergegeben,
- zur Veröffentlichung im Internet unter www.golf.de/dgv die Vornamen, Namen, Ti-tel, Funktionen und E-Mail-Adressen der Funktionsträger. Übermittelt das DGV-Mitglied über den Kreis der Funktionsträger des DGV-Mitglieds hinausgehende per-sonenbezogene Daten an das DGV-Intranet, so hat es dafür Sorge zu tragen, dass dafür eine schriftliche Einwilligung des Betroffenen vorliegt.
Die vorstehend aufgeführten Daten werden vom DGV spätestens ein Jahr nach dem Ausscheiden des Mitglieds aus dem GC gelöscht, es sei denn, die Person tritt einem anderen Golfclub bei, der ebenfalls ordentliches Mitglied mit Spielbetrieb im DGV ist.
8 Zugang zu Mitgliederverzeichnissen
Da die Weitergabe der personenbezogenen Daten der Mitglieder nicht der Förderung des Vereinszwecks dient, kann ein Zugang zu dem gesamten Mitgliederverzeichnis nur dann er-folgen, wenn ein berechtigtes Interesse des Betroffenen vorliegt.
Eine Veröffentlichung eines Mitgliederverzeichnisses erfolgt nur in Form einer Handicaptafel auf der Name und Hcp der Mitglieder geführt und im Clubhaus öffentlich gemacht werden.
Vorstandsmitglieder und sonstige Mitglieder, die im Verein eine besondere Funktion ausü-ben, welche die Kenntnis bestimmter Mitgliederdaten erfordert (Abteilungsverantwortliche, Mannschafts-Captains o.ä.), erhalten eine Mitgliederliste mit den erforderliche Daten derje-nigen Gruppe ausgehändigt, für die sie zuständig sind.
In diesem Fall sind die Daten gegen unberechtigten Zugriff zu sichern und nach Ende der je-weiligen Tätigkeit zu löschen. Eine Weitergabe dieser Daten an Dritte ist nicht gestattet.
9 Erhebung und Verarbeitung der personenbezogenen Daten von Interessenten oder Gästen
Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten von Gästen bei offenen Turnieren oder Schnupperangeboten der Golfanlage Dresden Ullersdorf GmbH & Co KG erfolgt im Rahmen einer Einwilligung. Hierauf wird bei der jeweiligen Anmeldung gesondert hingewiesen (Turnierausschreibung, Anmeldeformular für Schnupperangebote).
Sollen personenbezogene Daten über diese einzelnen Veranstaltungen hinaus für weitere Zwecke der Werbung (Newsletter o.a.) verarbeitet werden, dann ist dies nur im Rahmen ei-ner gesonderten Einwilligung zulässig. Hierzu liegen im Sekretariat entsprechende Muster-vorlagen bereit.
Die Einwilligungen werden im Sekretariat dokumentiert und aufbewahrt. Im IT-System wer-den die personenbezogenen Daten des Gastes erfasst und die vorliegende Einwilligung entsprechend dokumentiert. Durch den Grundsatz der Datensparsamkeit werden nur solche personenbezogenen Daten erhoben und verarbeitet, die auch für spätere Einladungen und Werbung tatsächlich benötigt werden.
Um sicherzustellen, dass der Inhaber der angegebenen Emailadresse auch tatsächlich der Einwilligende ist, wird das Einverständnis in die Nutzung der Emailadresse nochmals durch den Inhaber der Emailadresse per E-Mail bestätigt. Dieses Vorgehen wird als sogenanntes „Double-Opt-In Verfahren“ bezeichnet.
Zu Beginn eines Jahres wird überprüft, ob Daten von Gästen gespeichert sind, für in den letzten beiden zurückliegenden Jahren keine Aktivität (Besuch Golfanlage o. a.) verzeichnet wurde. Diese können nun nochmals im Rahmen eines gesonderten Newsletters angeschrieben werden und Ihnen entsprechende Angebote unterbreitet werden. Hierbei ist eine Bestätigung der Einwilligung einzuholen. Stimmt die Person nicht zu, sind die Daten zu löschen.
10 Presseveröffentlichungen
Presseveröffentlichungen über Turnierergebnisse oder sonstige Ereignisse bzw. Veranstal-tungen dienen der Verwirklichung des Vereinszwecks, hierbei ist auch die Nennung der Na-men der Sieger zulässig.
Bei sonstige Presseveröffentlichungen über besondere Ereignisse auf der Golfanlage ist bei der Veröffentlichung personenbezogener Daten von Mitgliedern oder Gästen der Text vor der Veröffentlichung mit dem Datenschutzbeauftragten abzustimmen, da dies nur im Einzel-fall beurteilt werden kann.
Zu Bildveröffentlichungen wird auf die folgenden Ausführungen verwiesen.
11 Bildveröffentlichungen von Personen über 16 Jahre
Golfvereine dürfen aus Gründen des Persönlichkeitsschutzes grundsätzlich keine Angaben über Mitglieder an die Presse oder an andere Medien übermitteln, soweit schutzwürdige Interessen der Mitglieder entgegenstehen.
Schutzwürdige Interessen stehen nicht entgegen, wenn nur der Name und ein Spiel- bzw. Wettspielergebnis im Rahmen einer Berichterstattung über ein Vereinswettspiel weitergegeben wird. Mit einer solchen üblichen Berichterstattung muss das Mitglied rechnen und willigt darin von vornherein ein.
Eine Veröffentlichung von Bildern dagegen ist nur mit Einwilligung der Betroffenen zulässig.
Werden die einzelnen Gewinner im Rahmen von Siegerehrungen gebeten, für eine Bildauf-nahme sich aufzustellen, dann sind sich die Teilnehmer bewusst, dass diese Aufnahmen zur Veröffentlichung dienen und willigen insofern ein. Bei der Durchführung der Siegerehrung wird darauf nochmals ausdrücklich hingewiesen.
Sollen Bildaufnahmen von Turnierteilnehmern oder auch von Veranstaltungen gemacht werden, ohne dass die Teilnehmer sich darüber direkt bewusst sind, dann wird bei der Turnieranmeldung bzw. zu Beginn der Veranstaltung in geeigneter Form darauf hingewiesen. Sollte ein Betroffener von seinem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, dann ist dies mit den eingesetzten Fotografen entsprechend zu regeln.
Gleiches gilt auch für Bildaufnahmen im Rahmen von Sponsorenturnieren durch Personal oder Dienstleister des Sponsors.
12 Bildveröffentlichungen von Kindern und Jugendlichen bis 16 Jahre im Internet o-der Social Media Plattformen
Hier hat die DSGVO in Art. 8 eine ausdrückliche gesetzliche Regelung in Bezug auf die Einwilligung von Kindern und Jugendlichen für Personen mit einer Altersgrenze von 16 Jahren geregelt.
Die besondere Einwilligung von Erziehungsberechtigten ist gem. Art. 8 DSGVO erforderlich, wenn in Golfanlagen ein sogenannter „Dienst der Informationsgesellschaft“ angeboten wird. Ein „Dienst der Informationsgesellschaft“ liegt insbesondere bei Verwendung Im Internet oder Social-Media-Plattformen (z.B. Facebook) vor.
Dies bedeutet, dass für die Veröffentlichung von Bildern von Kindern und Jugendlichen (z.B. Turnier-, Mannschaftsbilder) im Internet oder Social-Media-Plattformen die Einwilligung aller Erziehungsberechtigten ZWINGEND vorliegen muss!
Der GolfclubDresden Ullersdorf e. V. hat deshalb von allen Erziehungsberechtigten der Kinder und Jugendliche mit Mitgliedsstatus eine entsprechende Einwilligung eingeholt. Da einige Eltern und Erziehungsberechtigte nicht eingewilligt haben, muss der Jugendwart in Zusammenarbeit mit dem Sekretariat bzw. die Verantwortlichen für die Durchführung von Wettspielen sicherstellen, dass keine Bilder von Kindern und Jugendlichen im Internet veröffentlicht werden, bei denen die Einwilligung nicht vorliegt.
Bei Kindern und Jugendlichen anderer Golfclubs, die an Turnieren als Gastspieler teilnehmen, kann in der Praxis nicht sichergestellt werden, dass die Einwilligungen der jeweiligen Erziehungsberechtigten vorliegen. Deshalb werden KEINE Bilder von diesem Personenkreis im Internet der Golfanlage Dresden Ullersdorf GmbH & CO KG oder in den Social Media-Plattformen veröffentlicht, sofern keine Einwilligungen vorliegen.
Auf diesen Punkt wird auch bei den Vereinbarungen von Sponsorenturnieren der Sponsor ausdrücklich hingewiesen.
13 Internetseiten der Golfanlage Dresden Ullersdorf GmbH & Co KG
Die Golfanlage Dresden Ullersdorf GmbH & Co KG verfügt über eine umfangreiche Internetpräsentation. Die Pflege der Seiten erfolgt durch das Sekretariat. Zur Veröffentlichung von Startlisten und Ergebnislisten wird auf die nachfolgenden Punkte verwiesen.
Sollen auf den Internetseiten im Rahmen von Berichten oder sonstigen Darstellungen per-sonenbezogene Daten von Mitgliedern, Gästen veröffentlicht werden, dann ist dies nur im Rahmen einer Einwilligung möglich. Hierauf sind auch die jeweiligen verantwortlichen Mit-glieder für bestimmte Gruppen oder Mannschaften hinzuweisen.
Jedes Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Verantwortlichen für Datenschutz oder gegenüber dem Datenschutzbeauftragten einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleiben in Bezug auf das widersprechende Mitglied weitere Veröffentlichungen. Personenbezogene Daten des widersprechenden Mitglieds werden von der Homepage der Golfanlage entfernt.
14 Videokameras auf der Golfanlage Dresden Ullersdorf GmbH & Co KG
Auf dem Gelände der Golfanlage Dresden Ullersdorf GmbH & CO KG sind vereinzelt Videokameras im Einsatz, da dies zur Wahrnehmung des Hausrechts und zur Wahrnehmung berechtigter Interessen erforderlich ist und keine Anhaltspunkte bestehen, dass schutzwürdige Interessen der Betroffenen überwiegen.
Bei der Videoüberwachung der öffentlich zugänglichen Anlagen sowie der Sportanlage und Parkplätzen stehen insbesondere der Schutz von Leben, Gesundheit, Eigentum oder Freiheit von dort aufhältigen Personen im Vordergrund. Von besonderer Bedeutung ist hierbei der Schutz der als gefährdet eingestuften Mitglieder und Gäste auf der Golfanlage sowie auch der Schutz der Unversehrtheit der Kinder und Jugendlichen im Rahmen des umfangreichen Nachwuchsprogramms.
Der Umstand der Beobachtung und der Name und die Kontaktdaten des Verantwortlichen werden durch geeignete Maßnahmen auf der Anlage deutlich gemacht.
Die Speicherung der erhobenen Daten ist zulässig, da sie zum Erreichen des verfolgten Satzungszwecks notwendig ist und keine Anhaltspunkte bestehen, dass schutzwürdige Interessen der Betroffenen überwiegen. Die Daten werden spätestens nach einer Woche gelöscht, wenn kein Grund für die weitere Verwendung besteht.
Für einen anderen Zweck dürfen sie nur weiterverarbeitet werden, soweit dies zur Abwehr von Gefahren für die staatliche und öffentliche Sicherheit soweit zur Verfolgung von Straftaten erforderlich ist. Wenn Videoaufzeichnungen ausgewertet oder weiter gespeichert werden sollen, erfolgt dies durch folgenden Personenkreis, die jeweils gemeinsam zustimmen müssen:
Vertreter der Geschäftsleitung, Datenschutzbeauftragter.
Werden durch Videoüberwachung erhobenen Daten einer bestimmten Person zugeordnet, so besteht die Pflicht zur Information der betroffenen Person über die Verarbeitung gemäß den Artikeln 13 und 14 der DSGVO. Diese Information erfolgt durch den Datenschutzbeauftragten in Abstimmung mit der Geschäftsleitung. Videokameras sind auf der Golfanlage Ullersdorf wie folgt im Einsatz:
- Webcam auf der Terrasse
- Im Innenraum der Caddyhalle zur Überwachung
- Auf dem Dach der Caddyhalle zur Überwachung des Parkplatz
15 Verarbeitung der Daten durch die Golfschule Dresden Ullersdorf
Die Golfschule Dresden Ullersdorf wird durch den Marcus Lindner betrieben und ist eine eigenständige Gesellschaft, die für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Trai-ningsteilnehmer selbst verantwortlich ist.
Bei besonderen Angeboten der Golfanlage Dresden Ullersdorf GmbH & Co KG zu „Schnupperkursen“ oder „Schnuppermitgliedschaften“ erfolgt die Verarbeitung der Daten der Teilnehmer im Rahmen einer Einwilligung bei der Anmeldung zu den Angeboten. Hier wird auch auf die Datenübermittlung an die Golfschule hingewiesen.
Ein weiterer Datenaustausch zwischen der Golfanlage Dresden Ullersdorf GmbH & Co KG und der Golfschule findet nicht statt. Die Trainer der Golfschule haben keinen Zugang zur Mitgliederverwaltung der Golfanlage Musterstadt.
16 Startzeiten für Turniere
Wegen der mit dem Internet verbundenen Risiken ist sicherzustellen, dass der Zugriff auf ei-ne Startliste über das Internet nicht für jedermann möglich ist. Eine Startliste enthält sensible Daten, nämlich die Startzeiten einzelner Personen, die gleichzeitig deren Abwesenheit von zu Hause dokumentieren. Die Veröffentlichung einer Melde- und Startliste im Internet ist deshalb nur über einen passwortgeschützten Zugang möglich. Der Aushang einer Startliste am Schwarzen Brett im Golfclub ist zulässig. Über die Verfahrensweise werden alle Turnierteilnehmer durch einen Hinweis in der Rahmenausschreibung und in der jeweiligen Turnierausschreibung informiert.
17 Ergebnislisten von Turnieren
Dem Aushang von Ergebnislisten stehen keine überwiegenden schutzwürdigen Interessen der Mitglieder regelmäßig entgegen. Dies dient unmittelbar der Verwirklichung des Vereins-zwecks (Sportausübung durch die Mitglieder) und ist daher zulässig, auch die Veröffentli-chung der Ergebnisliste im Internet.
Über die Veröffentlichung von Ergebnislisten werden alle Turnierteilnehmer durch einen Hinweis in der Rahmenausschreibung und in der jeweiligen Turnierausschreibung informiert.
Widerspricht ein Betroffener der Veröffentlichung seiner Daten im Rahmen der Ergebnislis-te, so ist dies entsprechend zu dokumentieren und umzusetzen. In diesem Fall wird der Na-me in der Ergebnisliste nicht veröffentlicht.
18 Startzeiten-Buchung über Buchungsportal
Zur Abwicklung eines effizienten Startzeiten-Buchungsmoduls ist es erforderlich, dass bei Buchung einer Startzeit für den Interessenten ersichtlich ist, welche weiteren Mitspieler be-reits diese mögliche Startzeit gebucht haben.
Eine Einsicht in die Übersicht der gebuchten Personen ist nicht für jedermann möglich, son-dern erst nach einer passwortgeschützten Anmeldung am Buchungssystem.
Alle Nutzer des Buchungssystems werden bei der ersten Anmeldung über eine entspre-chende Informationsseite über diese Veröffentlichung informiert und müssen bei der Erst-Registrierung im Buchungsmodul diesen Datenschutzregeln zustimmen.
19 Datenübermittlung an Sponsoren
Eine Weitergabe von personenbezogenen Daten von Turnierteilnehmern an Sponsoren ist nur mit Einwilligung des Betroffenen zulässig. Diese Einwilligung wird im Rahmen der Tur-nieranmeldung erhoben.
Widerspricht ein Turnierteilnehmer im Rahmen der Turnieranmeldung der Weitergabe sei-ner Daten an den Sponsor, dann ist ein Ausschluss aus dem Turnier gesetzlich nicht zulässig. In diesem Fall kann der Turnierteilnehmer allerdings ggf. von den Turnierpreisen durch den Sponsor ausgeschlossen werden. Die Einzelheiten erfolgen im Rahmen der jeweiligen Sponsorenvereinbarung zwischen der Golfanlage Musterstadt und dem Sponsor.
20 Weitere themenspezifische Richtlinien
Folgende weitere Richtlinien ergänzen diese Datenschutz-Richtlinie:
Richtlinie zur internen Datenverarbeitung der Daten der Mitarbeiter und zur Infomations-sichheit auf der Golfanlage.
21 Verzeichnisse über Verarbeitungstätigkeiten
Zu den einzelnen Verfahren zur Verarbeitung personenbezogener Daten sind entsprechen-de Verzeichnisse über diese Verarbeitungstätigkeiten vorhanden, die regelmäßig aktuell ge-halten werden.
22 Informationen an die Betroffenen
Durch die Regelungen der DSGVO sind die Informationspflichten an die Betroffenen deutlich erweitert worden.
Die Golfanlage Dresden Ullersdorf GmbH & Co KG und der Golfclub Dresden Ullersdorf e. V. haben deshalb im Mai 2018 alle Mitglieder in einem Informationsschreiben über die Verar-beitung der personenbezogenen Daten informiert. Bei wesentliche Veränderungen oder Ausweitungen sind ergänzende Informationen allen Mitgliedern zur Verfügung zu stellen.
Diese Informationen sind auch im Mitgliederbereich auf den Internetseiten der Golfanlage jederzeit in der aktuellen Fassung abrufbar. Jedem neuen Mitglied wird im Rahmen seines Beitritts ein entsprechendes Informationsblatt ausgehändigt.
23 Auskunftsrecht des Betroffenen, Widerspruchsmöglichkeiten
Jedes Mitglied hat das Recht, jederzeit eine Auskunft über die Verarbeitung seiner perso-nenbezogenen Daten in der Golfanlage Dresden Ullersdorf GmbH & Co KG zu verlangen. Ein solches Ersuchen ist durch den Beschäftigten, gegenüber dies geäußert wird, entgegenzu-nehmen und unverzüglich an den Datenschutzbeauftragten weiterzuleiten. Dieser wird die Beantwortung in Abstimmung mit den Verantwortlichen der Golfanlage vornehmen.
Widerspricht ein Mitglied einer Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten, ist in gleicher Weise zu verfahren.
24 Meldung von Datenpannen
Die neuen gesetzlichen Regelungen sehen nun vor, dass eine „Datenpanne“ unverzüglich, spätestens innerhalb von 72 Stunden der zuständigen Aufsichtsbehörde zu melden ist.
Was ist eine „Datenpanne“?
Die Möglichkeiten, dass personenbezogene Daten in unbefugte Hände gelangen, sind vielseitig, z. B.
- eine Webanwendung, die eine Sicherheitslücke aufweist,
- ein Bug im Webserver, der einen Vollzugriff auf Systemebene ermöglicht,
- ein verlorener USB-Stick mit Personendaten,
- ein Einbruch in den Serverraum,
- Diebstahl eines mobilen Endgerätes (Laptop, Smartphone), auf dem Zugangsdaten zum IT-System der Golfanlage gespeichert sind,
- Angriff von außen durch Schadsoftware wie Virus oder Trojaner,
- Missbrauch von Personendaten durch Beschäftigte,
- Unzulässige Weitergabe von Daten an Dritte.
Jeder Beschäftigte und jeder ehrenamtliche Funktionsträger der Golfanlage Dresden Ullers-dorf GmbH & Co KG wird deshalb ausdrücklich gebeten, bei Verdacht einer Datenpanne un-verzüglich den Datenschutzbeauftragten der Golfanlage zu informieren. Wenn möglich sollte das Formular „Interne Meldung Datenpanne“ verwendet werden.
Der Datenschutzbeauftragte wird die weiteren erforderlichen Schritte in Abstimmung mit den Verantwortlichen der Golfanlage Dresden Ullersdorf GmbH & Co KG und denen des Golfclub Dresden Ullersdorf e. V. einleiten.
Ullersdorf, 04.07.2018
Vorstand Golfclub Dresden Ullersdorf e.V.
Geschäftsführer Golfanlage Dresden Ullersdorf GmbH & Co KG
Anlage 1: Ansprechpartner
Fachverantwortlicher für Datenschutz der Golfanlage Dresden Ullersdorf GmbH & Co KG
| Name | Neumann |
| Vorname | Uwe |
| Funktion | Geschäftsführer |
| Telefon | 03528 48060 |
| Mobil | 01722642145 |
| Uwe.neumann@golfanlage-ullersdorf.de |
Fachverantwortlicher für Datenschutz des Golfclubs Dresden Ullersdorf e.V.
| Name | Tempel |
| Vorname | Alf |
| Funktion | Vizepräsident |
| Telefon | 0351 4849426 |
| Mobil | 01723455623 |
| Alf.tempel@gmx.de |
Externer Datenschutzbeauftragter
| Name | Würz |
| Vorname | Karl |
| Funktion | Geschäftsführer, Senior Consultant Datenschutz |
| Telefon | 07232/809 140 oder 0800/313 400 900 |
| Mobil | 0171/2819650 |
| Dsb-johannesthal@compcor.de office@comcor.de (in dringenden Fällen bitte CC verwenden) |
—————————————————–
Hier finden Sie unsere Richtlinie zum Datenschutz
Für weiterführende Fragen steht in unser Datenschutzverantwortlicher wie folgt zur Verfügung:
Uwe Neumann
Geschäftsführer der Golfanlage Dresden Ullersdorf GmbH & Co KG
Telefon: 03528 48060
Email: uwe.neumann@golfanlage-ullersdorf.de